资环学院会议室（报告厅）使用管理规范

各学科、各系（部门）：

会议室（报告厅）为学院公共资源，为规范化管理，更好地服务学院师生，制定本规范：

一、使用对象：

资环学院会议室（报告厅）面向本院师生免费使用，院外团队或个人在不影响本院师生使用的情况下，付费使用。

二、使用途径：

1.举办各类学术会议、报告、讲座；

2.举行学院其他类型重大活动；

3.召开学院各课题组工作会议；

4.举办学院本科生各类活动及各班级班会。

三、预约流程：

1.会议室（报告厅）的使用遵循学院会议及活动优先的原则，按照申请时间顺序使用，办公室有权进行统筹和调整。

2.预约人必须为学院在职教职工，学生预约无效。

3.学院内部使用会议室，在“会议室助手”微信公众号预约（预约邀请码请联系李静84395953领取），缴纳押金后方可领取钥匙。

4.院外团队或个人使用会议室或报告厅，请联系会议室管理人员，查看预约安排，确认申请之后请下载附件《资环学院会议室使用申请表》并打印填写，经所在学院或部门负责老师签字并加盖单位公章；同时须付一定费用作为设备维护所需，只收取校内转账单，不收取现金。最后，将纸质版《资环学院会议室使用申请表》和内部转账单交给会议室管理人员，方可申请成功。

四、会议室管理：

1.学院会议室由学院办公室负责，由会议室管理人员统筹管理，负责日常管理及对外租借使用，包括：安全、卫生、灯光、音响及多媒体设备的使用和维护。会场布置由使用人根据本规范要求自行布置。

2.会议室使用必须有学院教职工或预约人在场，负责会场内的组织和管理，配合办公室工作人员维护好会议室的安全防范工作。

3.会议（活动）结束后，管理人员要认真检查、关闭电源，确保室内安全。

五、收费说明：

资环学院会议室（报告厅）场地费标准：

1.学院教职工使用会议室（报告厅），需支付押金500元（现金或微信转账），活动结束，经管理人员现场验收合格后返还。

2.请爱护公物，会议室墙面严禁乱涂乱画，严禁悬挂任何海报、横幅、气球等物品。使用后请恢复原状，若发现没有恢复原状（如桌椅没有归位，没有关灯、关门、空调、投影，损坏桌椅、茶杯，乱贴胶带等现象），一律扣除押金。

3.连续2次扣除押金的老师，禁用会议室半年。

4.招商、市场推销活动一律按照院外标准收费。

5.根据实际参会人数选用会议室，使用人数不得低于会议室最低使用人数。

6.预约10分钟内未到达会议室，视为自动放弃使用。

六、使用注意事项:

1.请保持室内整洁，不要在室内随地吐痰和乱扔果壳、纸屑、口香糖等，在使用完会议室后，请将活动残留物品收拾干净。

2.如使用过程中造成设备、物品损坏的，使用方需照价赔偿，具体价格以学院固定资产备案为准。

3.请保持衣冠整洁，穿拖鞋、背心者严禁入内。

4.严禁烟火，室内禁止吸烟。

5.如果遇到学校重大活动需使用所定场地，学院有权对使用时间进行调整。

6.如若违反以上规定，一律扣除押金。

七、本规范自发布即日起生效，解释权归资环学院所有。